バーチャルオフィスとは？メリット・デメリットを解説【新しいオフィスの形】

近年、新しい働き方やコロナ禍により、オフィスの形も大きく変化しています。

バーチャルオフィスは、レンタルオフィスの1つで、フリーランスや起業したばかりの方が多く利用しているオフィスです。

これから事業を始めようとしている方にとって、コストを抑え、準備する手間を軽減できるメリットがあるので、多くの方が利用を検討しています。

本記事では、バーチャルオフィスとはなにか？バーチャルオフィスのメリット・デメリットについて解説します。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスは、住所のみを貸し出すサービスです。

レンタルオフィスの1つですが、実際にオフィスを借りるわけではなく、名刺やホームページに記載できる住所を借ります。

フリーランスや個人事業主の方は、自宅で仕事をしているという方も多いです。

法人登記の際に、本店住所として登録できるバーチャルオフィスも多いため、近年注目を集めているサービスです。

バーチャルオフィスは、新しい働き方によって生まれたサービスと言えるでしょう。

オプションサービスも人気

バーチャルオフィスは、オプションでサービスをアップグレードできます。

オプションは、主に次のようなサービスです。

• 郵便物や書類の受取、転送、保管サービス
• 固定電話の電話番号レンタルサービス
• 電話転送サービス
• 電話秘書サービス
• 会議室のレンタルサービス

バーチャルオフィスの主なサービス

バーチャルオフィスと一口に言っても提供しているサービスやオプションの内容はさまざまです。

ここからは、一般的なバーチャルオフィスが提供しているサービスについて解説します。

住所の貸し出し

バーチャルオフィスの基本サービスは「住所の貸し出し」です。

住所は、法人登記や個人事業主の開業届にも使用できます。

郵便、書類の受取・転送サービス

バーチャルオフィスでは、郵便物、書類の受取・転送サービスを行っています。

大体週1回ほどの間隔で、指定住所へ転送。

ただし、郵便物の取り扱いに関しては、サービスによってまちまちなので事前に確認しましょう。

固定電話番号の貸し出し

多くのバーチャルオフィスでは、固定電話番号の貸し出しも行っています。

クライアントからの信用を得るために、携帯番号よりも固定電話を持っていた方がよいというケースもあるので、人気のサービスです。

また、電話代行も人気のサービスです。

自分の代わりに電話対応してもらい、メールにて内容を通知されます。

会議室のレンタル

バーチャルオフィスでは、会議室のレンタルができます。

FAXやプライベートロッカーも借りるサービスもあり、多くの場合にはオプションです。

バーチャルオフィスのメリット

ここまでバーチャルオフィスについて解説しました。

バーチャルオフィスは、新たな働き方にあったさまざまなメリットがあります。

一方で、バーチャルオフィスのデメリットにも注意が必要です。

以下では、バーチャルオフィスのメリット・デメリットについてまとめました。

バーチャルオフィスのメリット

コスト削減

バーチャルオフィスの大きなメリットはコストを削減できる点です。

敷金礼金や家具・インフラの準備が必要なため、大幅にコストを抑えられます。

• 敷金礼金が不要
• 内装工事やインフラの費用が不必要
• 入会金や保証金が比較的少額

また、光熱費や設備維持費など、ランニングコストを抑えるメリットもあります。

素早く利用ができる

バーチャルオフィスでは、オフィスを借りるために必要な労力を大きく軽減できます。

物件の内見や賃貸契約などの手間を気にせず、素早くオフィスを利用可能です。

法人登記ができる

フリーランスや個人事業主の方は、法人登記で自宅住所の使用に抵抗感がある方も多いです。

マンションの規約上、住所を使用できない場合もあります。

法人登記できる点は、バーチャルオフィスの大きなメリットの1つです。

都心の一等地にオフィスを構えられる

現代でも、オフィスは対外的な信頼につながります。

東京の一等地や大阪の中心地などにオフィスを構えていれば、クライアントからの信頼にも影響するでしょう。

バーチャルオフィスのデメリット

安い印象がある

バーチャルオフィスは初期コストやランニングコストを抑えられるメリットがありますが、そのため、安い印象を相手に与えてしまう恐れも。

業界や業種によっては、おすすめできないと言われるケースもあるので注意が必要です。

作業場は別に用意する必要がある

バーチャルオフィスは、オフィスを実際に借りるわけではないので、実務を行うスペースは別に用意が必要です。

多くの方が自宅や既存のスペースで作業を行うでしょうが、業種によっては広いスペースが必要になるケースもあります。

将来性も考え、バーチャルオフィスが適切か、レンタルオフィスの方が良いのかを検討しましょう。

特定の業種では開設できない

バーチャルオフィスでは、特定の許認可が必要な業種で開設できないケースがあります。

すべての業種が自由に開設できるわけではないので注意しましょう。

• 税理士
• 弁護士
• 司法書士
• 宅地建物取引業
• 有料職業紹介業

口座開設が難しいケースもある

過去にバーチャルオフィスを設けた法人口座が犯罪目的で使用された事件がありました。

以後、金融機関の口座開設審査の際、バーチャルオフィスでは開設が難しいケースがあります。

金融機関によって判断は異なるので、事前に確認しておきましょう。

ほかの事業者と住所が被る

バーチャルオフィスの利用者は年々増加傾向にあります。

中には、複数の利用者が同じ住所を借りて、会社の住所に利用している場合も。

クライアントにバーチャルオフィスの利用が分かったからといって、決して悪いわけではありません。

ですが、クライアントの考え方や業種によっては、マイナスなイメージを持たれてしまう可能性には注意が必要です。

まとめ

バーチャルオフィスは、フリーランスや個人事業主にとって、初期費用を大幅に抑え、プライバシーを守れるサービスです。

新たな働き方が進む昨今において、バーチャルオフィスのニーズも高まっています。

ただし、バーチャルオフィスにもメリット・デメリットがあり、自分の業種や環境はバーチャルオフィスが最適かどうかの見極めが必要です。

これから、フリーランスや起業を始めようとされている方は、ぜひ利用を検討してみてください。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。